Praca zdalna jako odrębna forma zatrudniania pracowników pojawiła się w polskim systemie prawnym w roku 2020 wraz z tzw. ustawą antycovidową. Jej wprowadzenie uwarunkowane było koniecznością minimalizacji bezpośrednich interakcji między pracownikami. Przepisy te z założenia miały mieć ograniczony czasowo charakter.
Nie znaczy to, że niektórzy pracodawcy nie korzystali z pracy zdalnej przed rokiem 2020. Kodeksowym rozwiązaniem wykorzystywanym dla wykonywania pracy na odległość była telepraca. Ze względu na dość rygorystyczne regulacje, stosowanie do pracy zdalnej przepisów dotyczących telepracy było dość trudne i mocno sformalizowane.
Przepisy zawarte w ustawie antycovidowej, które wprost wprowadziły pracę zdalną do systemu prawnego i które obecnie obowiązują, z racji okoliczności w których je uchwalano, były dla odmiany bardzo uproszczone. Jest to zaledwie kilka artykułów, tj. przede wszystkim art. 3 (a w pewnych okolicznościach 4h) wspomnianej ustawy. Przepisy te pozwalały na bardzo proste i szybkie implementowanie u większości pracodawców pracy zdalnej lub częściowej pracy zdalnej (nazywanej powszechnie „pracą hybrydową”). Decyzję o wprowadzeniu pracy zdalnej mógł podjąć i w każdym czasie cofnąć pracodawca.
Rozwiązanie to zostało bardzo dobrze przyjęte przez rynek. Praca zdalna w wielu zakładach pracy stosowana była także po ustaniu zagrożenia pandemicznego, co więcej – dla niemałej części przedsiębiorstw zatrudnienie zdalne lub hybrydowe stało się podstawową formą świadczenia pracy. Faktem jest jednak, że przez ostatnie dwa lata szczątkowa regulacja wywoływała wiele wątpliwości i problemów praktycznych i interpretacyjnych, jak również nie zapewniała bezpieczeństwa prawnego żadnej ze stron stosunku pracy.
W tym roku, po wielomiesięcznych negocjacjach z przedstawicielami pracowników i pracodawców Ustawodawca zdecydował się na włączenie pracy zdalnej jako odrębnej formy zatrudnienia oraz uregulowanie jej wprost w kodeksie pracy (nowy Rozdział IIc, artykuły od 6718 do 6733). Praca zdalna zastąpi również dotychczasowe przepisy o telepracy. Odpowiedni projekt ustawy zmieniającej kodeks pracy został uchwalony przez sejm 1 grudnia 2022 r., zaś fakt, iż za przyjęciem przepisów sejm głosował przytłaczającą większością – w tym z poparciem partii i klubów opozycyjnych - pozwala przyjąć założenie, iż przepisy te wejdą w życie z początkiem 2023 r.
Uchwalona nowelizacja kodeksu pracy utrwala pracę zdalną w polskim systemie prawa pracy, korzystając z dotychczasowych doświadczeń i regulacji dotyczących telepracy oraz rozwiązań z przepisów antycovidowych. Jednocześnie reguluje zasady jej stosowania, wprowadzania i wycofywania w sposób znacznie bardziej rygorystyczny niż obowiązujące obecnie regulacje tymczasowe. Na potrzeby niniejszej publikacji skupię się na zasadach wdrożenia pracy zdalnej u pracodawcy, pominę zaś analizę wprowadzanych tą samą nowelizacją przepisów o badaniu trzeźwości pracowników, w tym pracowników zdalnych, z uwagi na to, iż były one w ostatnim czasie przedmiotem wielu odrębnych opracowań.
W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, że konieczność dostosowania do nowych przepisów dotyczyć będzie zarówno pracodawców, którzy zamierzają dopiero wprowadzić pracę zdalną jak również do tych, który z tej formy świadczenia pracy korzystają obecnie na podstawie przepisów antycovidowych oraz przepisów o telepracy. Przepisy, na podstawie stosuje się obecnie zatrudnienie zdalne i telepracę przestaną obowiązywać w momentem wejścia w życie omawianej nowelizacji kodeksu pracy. Ustawodawca nie przewidział żadnego okresu przejściowego na dostosowanie do nowych zasad stosowania pracy w formie pracy zdalnej w stosunku do przedsiębiorców, którzy korzystają z takiej pracy w oparciu o ustawę antycovidową. W odniesieniu do wdrożenia nowych obowiązków ustawodawca, argumentując to koniecznością odpowiedniej ochrony praw pracowników, nie wprowadził również żadnych wyłączeń związanych z wielkością czy skalą działania pracodawcy. Tak więc nowe przepisy będą miały pełne zastosowanie nawet w odniesieniu do małych przedsiębiorców.
Pozostaje więc jedynie okres vacatio legis, który wynosi zaledwie 14 dni. A nowych obowiązków, do których należy się dostosować, jest dość dużo.
W odniesieniu do pracodawców, którzy korzystali z telepracy stosując się do przepisów kodeksu pracy, będą oni zobowiązani zrewidować i zaktualizować przyjęte w zakładzie pracy regulacje w ciągu 6 miesięcy.
Praca zdalna wpisała się już w Polski rynek pracy. W związku z tym, warto wskazać, jakie podobieństwa i jakie zmiany wynikają z przyjętych przepisów względem dotychczasowej regulacji oraz jakie dokumenty powinien przygotować przedsiębiorca, który postanowi zatrudniać lub kontynuować zatrudnienie w tej formie.
Wskazując na podobieństwa do obecnych rozwiązań dotyczących pracy zdalnej, nowelizacja KP utrzyma:
Jednocześnie przyjęte regulacje wprowadzają nowe obowiązki dla pracodawców, tj:
Warto również zwrócić uwagę na nowe rozwiązania, które mają odmienny charakter od dotychczasowych, kodeksowych zasad związanych z relacjami między pracodawcą a pracownikiem, w tym także od przepisów regulujących telepracę:
Przepisy nie wymagają, aby o fakcie wprowadzenia lub wykonywania u pracodawcy pracy w formie zdalnej informować jakiekolwiek organy administracji. Nie wprowadzono również ograniczeń co do połączenia pracy zdalnej z określonymi w kodeksie pracy systemami czasu pracy. Tak więc należy przyjąć, że praca zdalna może być wykonywana w standardowym rozkładzie czasu pracy – tj. w określonych w umowie o pracę godzinach, jak również w ramach elastycznych rozkładów i systemów czasu pracy – np. równoważnego, przerywanego, zadaniowego, ruchomego czy indywidualnego.
Podsumowując powyższe rozważania, warto podkreślić, iż ustawodawca wprowadza trzy sposoby wykonywania pracy w formie zdalnej:
W przypadku pierwszych dwóch, do ich prawidłowego wdrożenia w zakładzie pracy niezbędne jest spełnienie szeregu wymagań, z których duża część związana jest z przygotowaniem odpowiednich dokumentów, wskazanych w niniejszym omówieniu - np. regulaminu, informacji dla pracownika, oceny ryzyka zawodowego, wzorów wniosków, w niektórych przypadkach również odpowiedniego aneksu do umowy o pracę czy procesu uzgodnień ze związkiem zawodowym lub przedstawicielstwem pracowników.
Oprócz tego niezbędne jest przygotowanie w zakładzie pracy procesów – dotyczących wyposażenia stanowiska pracy, zwrotu kosztów świadczenia pracy zdalnej, kontroli wykonywania pracy (co może powodować konieczność wprowadzenia odpowiednich zmian w obowiązującej dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych), BHP w zakresie wymaganym przepisami, a także przygotowania nieco odmiennych procedur właściwych dla danego zakładu pracy na okoliczność wystąpienia wypadku przy pracy.
Niestety, ustawodawca nie pozostawił pracodawcom wiele czasu na dostosowanie do nowych regulacji. Na przygotowanie wszystkich wymaganych dokumentów, przyswojenie przepisów, zapoznanie z nimi kierownictwa i pracowników jak również dostosowanie procedur w firmach pozostało zaledwie kilka tygodni. W nieco lepszej sytuacji pozostają pracodawcy, którzy w oparciu o obecnie obowiązujące przepisy kodeksu pracy wdrożyli w swoich firmach telepracę – ponieważ mają oni na to pół roku. Jest to jednak stosunkowo niewielka grupa przedsiębiorstw względem tych, którzy obecnie stosują zatrudnienie zdalne w oparciu o przepisy antycovidowe.
Dla większości firm, czas na działania wdrożeniowe dla jednej z większych zmian prawa pracy w ostatnich latach, która dotyczy bardzo dużej części przedsiębiorstw wydaje się zbyt krótki. Co więcej, zmiana ta zbiega się z okresem końca roku i związanego z tym u wielu pracodawców większego nakładu pracy i konieczności realizacji szeregu innych obowiązków. Powoduje to, że prawidłowe i terminowe implementowanie zmian może być dla wielu firm poważnym wyzwaniem.
Przypisy:
