Odzyskiwanie należności to jedno z najważniejszych zadań związanych z prawną obsługą przedsiębiorców. Już na etapie wezwań do zapłaty, kancelaria prawna dla firm może dokonywać czynności, które rzutują na sytuację stron w przypadku skierowania sprawy na drogę sądową. Wybór kancelarii w początkowej fazie odzyskiwania należności niejednokrotnie wpływa na zwiększenie skuteczności działań dzięki wiedzy i sile autorytetu radcy prawnego.
Wezwanie do zapłaty to czynność wierzyciela, która jest traktowana jako metoda polubownego rozwiązywania sporów. Wierzyciel może wezwać do uregulowania należności, zwracając uwagę, że brak terminowej zapłaty skutkować będzie oprócz skierowania sprawy na drogę sądową, naliczeniem opłaty dodatkowej tytułem zryczałtowanych kosztów dochodzenia należności (Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 893).
Rekompensata stanowi równowartość kwoty:
Rekompensata jest ustalana przy zastosowaniu średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne.
Wierzycielowi przysługuje również zwrot poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających kwotę rekompensaty. W takiej sytuacji, to na wierzycielu będzie spoczywał obowiązek udowodnienia wysokości poniesionych kosztów odzyskiwania należności, jeśli przewyższają te kwoty wyrażone w €. Dodatkowo, zwrot kosztów może nastąpić „w uzasadnionej wysokości”.
Sformułowanie, którym posłużył się ustawodawca jest dość nieostre, tym samym dochodzenie takiej należności może być utrudnione dla przedsiębiorcy, który musiałby sam udokumentować poniesione wydatki. Ponadto przedsiębiorcy nie mają świadomości tego, że kwoty im przysługują.
Doktryna podjęła już analizy przepisu (S. Gołębiowski, Nowe instrumenty zwalczania opóźnień płatności w ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, PPH 2015, nr 1, s. 38-44).
Przyjęto, że zasadne wydaje się zaliczenie kosztów obejmujących czynności prawa materialnego np. przesłanie świadczenia pieniężnego, pokwitowania, jak i procesowego oraz innych niezbędnych kosztów, np. związanych ze sporządzeniem opinii prywatnych, a także wezwania do dobrowolnej zapłaty. Wysokość kosztów ponoszonych w związku z odzyskiwaniem należności przez podmioty wyspecjalizowane w tym obszarze może być kontrowersyjna, biorąc pod uwagę stosowane prowizje.
Tą kwestię rozważał Sąd Najwyższy w uchwale z 12.12.2019 r., III CZP 48/19, OSNC 2020, nr 9, poz. 69, zgodnie z nią:
„Celowe koszty windykacji przewyższające równowartość kwoty 40 euro wchodzą w skład kosztów odzyskania należności, o których mowa w art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych w pierwotnym brzmieniu.” Takie rozstrzygnięcie jest zgodne z założeniami prawa UE, (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych Dz. U. UE. L. z 2011 r. Nr 48, str. 1 z późn. zm.), zgodnie z którymi konieczna jest uczciwa rekompensata za ponoszone przez wierzycieli koszty odzyskiwania należności w związku z opóźnieniami w płatnościach, aby zniechęcić do opóźnień w płatnościach.
Dodatkowo, w motywie 20 Dyrektywy zaznaczono „do tych kosztów zalicza się w szczególności koszty poniesione przez wierzycieli w związku ze skorzystaniem z usług prawnika lub firmy windykacyjnej”.
Wymienione kwoty związane z odzyskiwaniem należności są należne wierzycielowi, o ile mamy do czynienia z transakcjami handlowymi, a więc takimi, transakcjami, których przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, w związku z wykonywaną działalnością.
W takich okolicznościach wierzycielowi, nawet bez wezwania, przysługują także odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, o ile wierzyciel spełnił swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie.
Jednym z błędów popełnianych przez przedsiębiorców jest doręczenie wezwania do zapłaty na nieaktualny adres do doręczeń. Należy zatem na bieżąco monitorować aktualne dane – adresy do doręczeń w CEIDG czy adres w KRS. Taka wysyłka wezwania do zapłaty na błędnie wskazany adres nie będzie mogła zostać potraktowana jako próba pozasądowego sposobu rozwiązania sporu określona w art. 187 § 1 kpc – w przypadku wytoczenia powództwa.
„Pozew powinien (…) zawierać:
informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia”.
Zachowanie dłużnika i wierzyciela w kontekście polubownego rozwiązania sporu rzutuje także na zwrot opłaty sądowej – w przypadku zawarcia ugody. Opłata sądowa, w przypadku pisma wszczynającego postępowanie w pierwszej instancji oraz zarzutów od nakazu zapłaty, zostaje zwrócona przez sąd, jeżeli postępowanie zakończy się zawarciem ugody przed rozpoczęciem rozprawy przed sądem pierwszej instancji, a w przypadku gdy do ugody dojdzie po rozpoczęciu rozprawy, sąd zwróci połowę opłaty (art. 79 Ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 2257 z późn. zm.) Współpraca z podmiotami dostarczającymi informacji o gospodarczych i wymianie danych gospodarczych.
W obrocie między przedsiębiorcami wykorzystywane są dane dotyczące kontrahentów, udostępniane publicznie oraz dane dostarczane przez podmioty, których działalność gospodarcza jest powiązana z analizą i przygotowywaniem danych na temat wiarygodności płatniczej danego uczestnika obrotu gospodarczego (biura informacji gospodarczej).
Przedsiębiorcy korzystający z usług BIG, mogą przekazać dane dłużnika dotyczące wierzytelności, w przypadku gdy zobowiązanie powstało w związku z określonym stosunkiem prawnym, np. zawarciem umowy w związku z wykonywaniem działalności gospodarczej, gdy łączna kwota wymagalnych zobowiązań dłużnika wynosi co najmniej 500 złotych oraz są one wymagalne od co najmniej 30 dni, a także gdy upłynął co najmniej miesiąc od wysłania przez wierzyciela wezwania do zapłaty, zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do biura.
Ustawa z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych uzależnia możliwość wpisania danego podmiotu po kumulatywnym spełnieniu w.w. przesłanek, o czym należy pamiętać przed zgłoszeniem. Należy pamiętać, że ustawa nakłada na wierzyciela m.in. obowiązek przekazania do właściwego biura informacji o wywiązywaniu się przez dłużnika ze zobowiązań, w przypadku gdy dłużnik sam złoży taki wniosek (art. 18.1 pkt 1 Ustawy). Zgodnie z art. 29.2 Ustawy, przypadku stwierdzenia faktu nieistnienia zobowiązania, wierzyciel jest obowiązany niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia powzięcia tej informacji, wystąpić do biura, któremu przekazał dane o zobowiązaniu, z żądaniem usunięcia informacji gospodarczych dotyczących tego zobowiązania.
Dochodzenie należności w obrocie między przedsiębiorcami to ważny czynnik, który nie powinien być bagatelizowany, z uwagi na zapewnienie płynności finansowej. Wsparcie kancelarii prawnej w zakresie przygotowania wezwania do zapłaty oraz towarzyszenie na drodze sądowej, chronią przed popełnieniem błędów skutkujących niekorzystnym przebiegiem sprawy. Sprawnie ułożony proces windykacyjny z udziałem kancelarii prawnej może podwyższyć skuteczność dochodzonych roszczeń, o co warto dbać w obecnych realiach gospodarczych.
