Już dziś brak płatności za swoje faktury doświadcza dwie trzecie polskich firm. Pandemia oraz destabilizacja gospodarki jako wynik inwazji Rosji na Ukrainę w lutym 2022 jeszcze bardziej zaostrzyły ten trend. Wiele firm nie wie jak należy podejść do prowadzenia procesu windykacji, nie wie też jakie dokumenty zebrać i jak skutecznie przeprowadzić proces odzyskiwania należności. Stąd 30% firm w zasadzie nie robi nic, nie posiadając odpowiedniego zaplecza i obawiając się o wysokie koszty porady prawniczej lub specjalisty ds. windykacji. Przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy, iż w przypadku, gdy zawiedzie prowadzenie windykacji polubownej koszty związane z sądowym i egzekucyjnym dochodzeniem należności mogą być znaczące i należy je podzielić na dwa etapy. Pierwszym etapem jest dochodzenie należności przed sądem, celem uzyskania tytułu wykonawczego. Drugim etapem, o ile dłużnik nie spłaci swoich zobowiązań na etapie procesu lub zaraz po nim, jest dochodzenie należności w drodze egzekucji. Niemniej każdy z nich będzie niósł za sobą koszty, które nie wszystkie będą do odzyskania w całości, dlatego przyjrzyjmy się szczegółom, aby móc oszacować nakłady potrzebne na odzyskanie należności.
Koszty na tym etapie procesu dzielimy na koszty sądowe i procesowe. Do kosztów sądowych zalicza się opłaty sądowe (wpisy, opłaty od poszczególnych pism) oraz wydatki, czyli inne koszty, jak np. zaliczki na biegłych, koszty przejazdów, itp. Ich wysokość regulowana jest w ustawie z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (tekst jednolity Dz.U.2021.0.2257).
Wpisy sądowe (od pozwów, pism procesowych) są uzależnione od wartości przedmiotu sporu (WPS) i trybu postępowania. Co do zasady koszty te przedstawiają się następująco:
Jednakże w art. 13 ustawodawca wprowadził dla roszczeń do 20.000 zł, gdzie stosuje się tryb uproszczony postępowania, opłaty ryczałtowe od pozwu, które wynoszą dla WPS:
W sprawach o prawa majątkowe przy wartości przedmiotu sporu lub wartości przedmiotu zaskarżenia ponad 20 000 złotych pobiera się od pisma opłatę stosunkową wynoszącą 5% tej wartości, nie więcej jednak niż 200 000 złotych. W sprawach bankowych od WPS powyżej 20.000 zł opłata jest stała i wynosi 1.000 zł. Jak więc widać ustalono górną granicę wpisu na 200.000 zł.
Natomiast istnieją regulacje odrębne, dotyczących opłat od pozwów, gdzie ww. przepisy nie mają zastosowania, a same pozwy lub inne pisma procesowe są zwolnione z opłat. Dotyczy to postępowań odrębnych, np. z prawa pracy czy w sprawach rodzinnych (alimentacyjnych) oraz przy roszczeniach niepieniężnych. Przepisy przewidują także możliwość zwolnienia strony z kosztów sądowych, o ile wykaże, że nie jest w stanie ich ponieść.
Dotyczy to zarówno osób fizycznych jak i prawnych, w tym przedsiębiorców. Dlatego ustalenie wysokości wpisu od pozwu często nastręcza problemy także fachowym pełnomocnikom i wymaga analizy konkretnego przypadku, celem ustalenia o jaki rodzaj roszczenia chodzi (z jakiej umowy) i w jakim trybie można go dochodzić, a także rozważenie czy nie zachodzą okoliczności, które pozwalałyby wnioskować o zwolnienie od kosztów.
Dodatkowo należy wskazać, że wartość przedmiotu sporu nie zawsze jest tożsama z dochodzoną kwotą. Sposób jej wyliczania regulują przepisy art. 19 – 26 Kodeksu postępowania cywilnego (Kpc) i dla poszczególnych rodzajów roszczeń przewidują one szczególne sposoby jej wyliczania (np. przy umowie najmu na czas nieoznaczony jest to wartość czynszu za 3 miesiące, ale przy umowie na czas oznaczony za cały okres sporny, ale nie więcej niż za 1 rok, dlatego może tak być, że przy takim samym okresie spornym WPS będzie różna, w zależności od tego na jaki czas zawarto umowę). Do WPS nie wlicza się także co do zasady odsetek oraz kosztów ubocznych, np. zryczałtowanych kosztów dochodzenia należności określonych w ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Jeśli jednak powód dokonuje kapitalizacji odsetek w pozwie (czyli wyliczenia ich na dzień złożenia pozwu i dodania do kwoty głównej), to wliczają się one do WPS.
Oprócz wpisu od pozwu lub pisma procesowego czasami istnieje potrzeba pokrycia także wydatków, jakie powstały lub mogą powstać w trakcie procesu. Najczęściej są to zaliczki na biegłych, koszty przejazdu świadków do sądu i utraconych przez nich zarobków w związku ze stawiennictwem w sądzie, dostarczenia dokumentów od osób trzecich, itp. Szczegółowy katalog wymienia art. 5 ustawy o kosztach, natomiast wysokość tych kosztów określona jest dalej w ustawie. Czasami mogą one być znaczne i sięgać nawet kilkunastu czy kilkudziesięciu tysięcy złotych (np. przy wyjątkowo specjalistycznej wiedzy biegłego lub potrzebie przeprowadzenia szeroko zakrojonej opinii, choć najczęściej są to kwoty od kilkuset do kilku tysięcy złotych). Maksymalna wysokość tych kosztów (np. ryczałty za przejazdy, stawka roboczogodziny biegłego, kwota utraconego dochodu) jest ustalona ustawowo, ale jak widać uzależniona od konkretnych wskaźników (km, godzina pracy, itp.). Dlatego nie da się z góry ustalić ich wysokości. Przy dochodzeniu roszczeń pieniężnych najczęściej koszty sądowe ograniczają się do wpisu sądowego, ale już przy sporach co do prawidłowości wykonania świadczenia niepieniężnego przez stronę (np. robót budowlanych), gdy trzeba ustalić czy wynagrodzenie jest należne w całości, w części lub wcale, często trzeba się posiłkować opiniami biegłych lub innymi dowodami, których pozyskanie może być odpłatne. Dlatego nie sposób ustalić z góry wysokości kosztów sądowych i najlepiej dobrze rozważyć możliwe scenariusze w procesie, aby uniknąć przykrych niespodzianek w postaci niedoszacowania kosztów procesu. Sąd żądając zaliczek na te koszty opiera się na własnym doświadczeniu w podobnych sprawach.
Na ogólne koszty procesu, oprócz kosztów sądowych, składają się także koszty zastępstwa procesowego pełnomocników fachowych (radcy prawnego, adwokata). Te regulowane są odrębnymi rozporządzeniami Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 października 2015 r. z późniejszymi zmianami, w sprawie opłat za czynności radców prawnych i opłat za czynności adwokatów. Regulacje te praktycznie pokrywają się 1:1, a koszty adwokata i radcy prawnego będą dla strony takie same. Dotyczą one wszystkich rodzajów postępowań (cywilnych, karnych, administracyjnych i innych), również z uwzględnieniem różnicy w trybach postępowania, oraz ze względu na rodzaj sprawy lub stadium postępowania (I lub II instancja). Należy jednak mieć na uwadze, że ustalają one tzw. koszty minimalne działania pełnomocnika, których zwrotu można żądać od strony przeciwnej w razie wygrania procesu.
Natomiast wysokość wynagrodzenia pełnomocnika każdorazowo powinna regulować umowa między nim, a stroną i nie musi się ono pokrywać się z tymi przepisami. Ustawa o radcach prawnych i ustawa Prawo o adwokaturze posługują się pojęciami wynagrodzenia „godnego”. Trudno za takie uznać np. wynagrodzenie w kwocie 60 czy 120 zł za prowadzenie spraw z ubezpieczeń społecznych o rentę czy zasiłek chorobowy, które są z natury trudne i czasochłonne. Dlatego czasami pełnomocnicy żądają wyższych kosztów niż minimalne, stosownie do nakładu swojej pracy. Powyższe rozporządzenia co do zasady nie pozwalają jednak na przyznanie wyższych kosztów od strony przeciwnej, co ma chronić stronę przegrywającą przed nadmiernym obciążeniem jej kosztami. Przepisy dozwalają do zwiększenia stawki minimalnej nawet do jej 6-krotności, zależnie od stopnia skomplikowania sprawy i nakładu pracy pełnomocnika na jej rozwikłanie.
Doświadczenie wskazuje jednak, że zasądzenie kosztów zastępstwa procesowego powyżej stawki minimalnej jest wyjątkowo rzadkie i musi faktycznie dojść do znacznej niewspółmierności kosztów minimalnych do czasu pracy pełnomocnika. Dotyczy to spraw skomplikowanych, rozbudowanych dowodowo, ze znaczną liczbą rozpraw i czasochłonnych. Strona która wykaże, że nie jest w stanie ponieść kosztów pełnomocnika, a sąd uzna, że przydałoby się jej wsparcie, może zostać przyznany pełnomocnik z urzędu, którego koszty pokrywa Skarb Państwa (sąd). Jednakże nawet strona zwolniona z kosztów postępowania, która nie musiała uiszczać wpisów sądowych i innych opłat i kosztów w procesie, a nawet miała przyznanego pełnomocnika z urzędu, w razie przegranej co do zasady jest zobowiązana do zapłaty kosztów procesu stronie przeciwnej.
Jednak i tu są wyjątki, gdyż zgodnie z art. 102 Kpc sąd w szczególnie uzasadnionych przypadkach może od strony przegrywającej zasądzić zwrot tylko części kosztów lub wcale je nimi nie obciążać. Głównie będzie miało to zastosowanie do osób o niskich lub zerowych dochodach, bez majątku, z którego mogłyby pokryć te koszty. Przy częściowym uwzględnieniu roszczenia sąd rozdziela koszty stosunkowo pomiędzy strony lub znosi je pomiędzy nimi. Dlatego nawet przy wygraniu procesu można nie odzyskać kosztów poniesionych na jego prowadzenie. Pozwanemu należy się zwrot kosztów także w razie uwzględnienia powództwa, jeśli nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał powództwo przy pierwszej czynności procesowej (art. 101 Kpc). Najczęściej dotyczy to sytuacji gdy powód nie wezwał pozwanego do spełnienia świadczenia przed wytoczeniem powództwa, a ten je uznał w odpowiedzi na pozew. Sąd może także obciążyć kosztami procesu, niezależnie od wyniku sprawy, stronę w związku z jej niesumiennym lub oczywiście niewłaściwym postępowaniem (art. 103 Kpc). Co do zasady koszty procesu znoszą się wzajemnie także w razie zawarcia ugody przed sądem lub mediatorem, ale tutaj decyduje umowa stron, które mogą zgodzić się na inne rozwiązanie tej kwestii.
W postępowaniu apelacyjnym wpis od apelacji wynosi 5% wartości przedmiotu zaskarżenia, co najczęściej odpowiada WPS (chyba, że rozszerzono apelację o inne świadczenia okresowe, np. dalsze okresy najmu lokalu). Jak więc widać może to być znaczący wzrost, jeśli pozew rozpoznano pierwotnie w postępowaniu nakazowym.
W apelacji koszt zastępstwa procesowego wynoszą 50% KZP z I instancji jeśli sprawę rozpoznaje sąd okręgowy i 75% jeśli sąd apelacyjny. Jeśli jednak doszło do zmiany pełnomocnika na tym etapie to wynoszą one odpowiednio 75% i 100% KZP z I instancji. Do kosztów procesu mogą także dojść KZP tzw. postępowań wpadkowych, czyli postępowań dodatkowych, które wynikły w związku ze sprawa główną.
W toku sprawy sądowej dochodzi także czasami do udzielenia zabezpieczenia świadczenia pieniężnego, które wykonuje komornik, co wiąże się z wpisem 5% wartości zabezpieczanych należności, ale nie więcej niż 50.000 zł. O tym która strona ponosi koszty wykonania zabezpieczenia decyduje sąd w orzeczeniu kończącym. Może to więc znacząco odnieść koszty postępowania po jednej stronie lub je zniwelować między stronami (gdy powód wygra proces, ale zostanie obciążany kosztami zabezpieczenia).
Koszty postępowania każdorazowo są lub powinny być ustalone postanowieniem sądu kończącym postępowanie, na które służy zażalenie stronom oraz osobie, której koszty mają być przyznane. W razie braku jakiegokolwiek rozstrzygnięcia co do kosztów (pominięcia ich milczeniem przez sąd) strona może żądać uzupełnienia wyroku (postanowienia) rozstrzygnięciem co do tych kosztów.
Koszty windykacji (postępowania egzekucyjnego) reguluje ustawa z dnia 28 lutego 2018 r. o kosztach komorniczych. Do kosztów tych zalicza się opłatę egzekucyjną oraz wydatki komornika. Podobnie jak w postępowaniu sądowym komornik pobiera zaliczki na wydatki w toku postępowania. Składają się na nie opłaty za wysyłkę korespondencji, zapytania do urzędów (ZUS, US, CEPIK), wpisy do rejestrów (np. do ksiąg wieczystych o zajęciu nieruchomości), zaliczki na opinie biegłych (np. na wycenę zajętych ruchomości czy obligatoryjnie przy wycenie nieruchomości), przejazdy, opłaty bankowe za przelewy, itp. Nie ma natomiast od wielu lat zaliczki na samo prowadzenie egzekucji, która kiedyś wynosiła 7% wartości dochodzonego roszczenia. Wyjątkiem jest prowadzenie przez komornika postępowania zabezpieczającego, gdzie zaliczka wynosi 5% kwoty dochodzonego roszczenia, ale nie więcej niż 50.000 zł. W toku egzekucji świadczeń pieniężnych komornik pobiera także od dłużnika opłatę egzekucyjną w wysokości 10% wartości wyegzekwowanego świadczenia, ale nie więcej niż 50.000 zł. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki, zależnie od sposobu prowadzonej egzekucji lub czasu i sposobu reakcji dłużnika. Wtedy opłata egzekucyjna może spać do 3% egzekwowanego świadczenia lub nawet do 150 zł. Przy egzekucji świadczeń niepieniężnych opłaty mają charakter ryczałtowy.
W egzekucji kosztami postępowania może zostać także obciążony wierzyciel, jeśli niezasadnie wszczął egzekucję (np. nie sprawdził, że dłużnik już zapłacił mu dług zasądzony wyrokiem), umorzył postępowanie (chyba, że wykaże, że było to w skutek zapłaty świadczenia przez dłużnika już po wytoczeniu egzekucji lub w wyniku zawartego z dłużnikiem porozumienia) lub doprowadził do umorzenia egzekucji w skutek swojej bezczynności. Opłata wynosi wtedy 5% wartości dochodzonego roszczenia. W egzekucji dłużnik lub uczestnik postępowania może zostać ukarany grzywną do 5.000 zł za odmowę złożenia wyjaśnień. Na postanowienie o ukaraniu grzywną przysługuje skarga do sądu. Prawomocnie orzeczona grzywna, w razie jej niewykonania, podlega zamianie na areszt. Nieco odmiennie niż w postępowaniu sądowym liczy się wartość przedmiotu egzekucji na potrzeby ustalenia kosztów zastępstwa procesowego, zaliczki na zabezpieczenie albo opłaty egzekucyjnej. Wlicza się do niego dochodzone należności określone w tytule wykonawczym, w tym odsetki, oraz koszty przyznane w postępowaniu o nadanie klauzuli wykonalności. Nie wlicza się natomiast kosztów zastępstwa procesowego w egzekucji. Koszty zastępstwa procesowego w egzekucji wynoszą 25% kosztów zastępstwa procesowego w postępowaniu sądowym, a przy egzekucji z nieruchomości 50% tych kosztów. Koszty egzekucji komornik każdorazowo ustala w postanowieniu o zakończeniu postępowania egzekucyjnego (art. 770 Kpc). Na postanowienie komornika przysługuje skarga do sądu stronom postępowania, a na postanowienie sądu w tym zakresie zażalenie stronom oraz komornikowi.
Jak więc widać koszty dochodzenia należności w procesie i egzekucji czasami są trudne lub wręcz niemożliwe do oszacowania, gdyż zależą od wielu czynników. Mogą być dość wysokie, a w skrajnych wypadkach nawet przekraczać wartość dochodzonego roszczenia. W większości przypadków koszty te podlegają zwrotowi przez stronę przegrywającą i w razie skutecznej egzekucji udaje się je odzyskać. Istnieją od tej zasady jednak określone wyjątki, które podlegają ocenie sądu. Zawsze może też dojść do zmiany sytuacji osobistej pozwanego w toku sprawy, co może mieć wpływ na zwolnienie go z kosztów postępowania, a przez to zostaną one poniesione przez stronę wygrywającą. Powyższe opracowanie ma na celu jedynie przybliżyć Państwu wiedzę na temat wysokości możliwych kosztów procesu i egzekucji oraz zasad ich ponoszenia.
Każdy przypadek wymaga jednak indywidualnego podejścia, w oparciu o określony stan faktyczny i prawny. Bez znajomości tych zasad i przepisów samodzielne ustalenie kosztów postępowania może być obarczone znacznym błędem. W tym zakresie radzimy skorzystać z porady fachowego pełnomocnika, którego wiedza i doświadczenie procesowe powinny pozwolić w miarę precyzyjnie oszacować te koszty, choć jak widać znaczna ilość zmiennych oraz powstanie szczególnej i nieprzewidywalnej sytuacji procesowej może znacznie utrudnić to zadanie.
